The board

The home screen lists every visit in one of five buckets, in this order: Unscheduled, Needs Dispatch, Dispatched, In Progress, Completed. A Dispatch button appears only on rows waiting to go out — tapping it is the actual "send it to the vet's phone" action; the visit then shows up on that vet's own Today's Visits list.

Booking a new appointment

1. Open + New Appointment from the board.
2. Pick the client (a farm's own record), then the animal — or check the herd-visit toggle to skip picking one specific animal (used for a farm-level stop like a routine monthly checkup).
3. Pick a visit type. Choosing one auto-fills the usual duration for that type.
4. Assign a vet, and optionally an assistant and any equipment the visit needs.
5. Set the date/time and duration, or check the unscheduled toggle to skip a slot entirely — it'll land in the calendar's Unscheduled Pool for later placement.
6. Submit with Create Appointment.

The calendar

Toggle between Day (one column per vet) and Week (one column per day, every vet mixed in) — click a day header in Week view to jump straight into Day view for that date. A third toggle, Map, plots that same day's visits as pins on a map — useful for a big territory where drive time between farms is a real cost, at a glance rather than by reading times off a grid. Pins only, no route line or reordering; tap one for the client, animal, time, and vet.

• Unscheduled Pool — a strip above the grid listing every unscheduled visit as a small card. Drag one onto a vet's column at any time to schedule it in one motion.
• Drag to move — any visit that hasn't started yet (unscheduled, scheduled, or dispatched — never once a vet has actually begun it) can be dragged to a new time or a different vet. Drops snap to 15 minutes.
• Resize — drag the handle on a visit block's bottom edge to stretch or shrink its duration right on the grid.
• Double-click to edit — opens a modal with template, vet, assistant, equipment, time, duration, and the visit's internal notes, with the same unavailability warning as the booking form above.

If two people edit the same visit at nearly the same moment, the second save is rejected with a reload prompt rather than silently overwriting the first.

What lives in Admin instead

Clients, animals, vets, assistants, equipment, and visit templates are all managed in the Admin app — Dispatch only reads those lists to populate its own dropdowns.

Le tableau

L'écran d'accueil liste chaque visite dans l'un de cinq groupes, dans cet ordre : Non planifié, À répartir, Réparti, En cours, Terminé. Un bouton Répartir n'apparaît que sur les lignes en attente d'envoi — le toucher est l'action réelle qui envoie la visite au téléphone du vétérinaire; elle apparaît alors dans la liste des visites du jour de ce vétérinaire.

Réserver un nouveau rendez-vous

1. Ouvrez + Nouveau rendez-vous à partir du tableau.
2. Choisissez le client (ferme / client), puis l'animal — ou cochez l'option de visite de troupeau pour éviter de choisir un animal précis (utile pour un arrêt à l'échelle de la ferme, comme une visite mensuelle de routine).
3. Choisissez un type de visite (modèle de visite). En choisir un remplit automatiquement la durée habituelle pour ce type.
4. Assignez un vétérinaire, et facultativement un assistant ainsi que tout équipement requis pour la visite.
5. Fixez la date, l'heure et la durée, ou cochez l'option non planifié pour ne pas fixer de créneau du tout — la visite se retrouvera dans le bassin non planifié du calendrier pour être placée plus tard.
6. Soumettez avec Créer le rendez-vous.

Le calendrier

Basculez entre Jour (une colonne par vétérinaire) et Semaine (une colonne par jour, tous les vétérinaires mélangés) — cliquez sur l'en-tête d'un jour en vue Semaine pour passer directement à la vue Jour de cette date. Un troisième bouton, Carte, affiche les visites de cette même journée sous forme de points sur une carte — utile pour un grand territoire où le temps de route entre les fermes est un coût réel, d'un coup d'œil plutôt qu'en lisant les heures sur une grille. Seulement des points, sans trajet ni réordonnancement; touchez-en un pour voir le client, l'animal, l'heure et le vétérinaire.

• Non planifiés — une bande au-dessus de la grille listant chaque visite non planifiée sous forme de petite carte. Glissez-en une sur la colonne d'un vétérinaire, à n'importe quelle heure, pour la planifier en un seul geste.
• Glisser pour déplacer — toute visite qui n'a pas encore commencé (non planifiée, planifiée ou répartie — jamais une fois qu'un vétérinaire l'a réellement débutée) peut être glissée vers une nouvelle heure ou un autre vétérinaire. Les dépôts s'ajustent par tranches de 15 minutes.
• Redimensionner — glissez la poignée au bas d'un bloc de visite pour allonger ou raccourcir sa durée directement sur la grille.
• Double-cliquer pour modifier — ouvre une fenêtre avec le modèle, le vétérinaire, l'assistant, l'équipement, l'heure, la durée et les notes internes de la visite, avec le même avertissement d'indisponibilité que le formulaire de réservation ci-dessus.

Si deux personnes modifient la même visite presque au même moment, le second enregistrement est refusé avec une invitation à recharger plutôt que d'écraser silencieusement le premier.

Ce qui se trouve plutôt dans Admin

Les clients, les animaux, les vétérinaires, les assistants, l'équipement et les modèles de visite sont tous gérés dans l'application Admin — Répartition ne fait que lire ces listes pour remplir ses propres menus déroulants.

Dashboard

Ten independent widgets — recent visits, the unscheduled pool count, needs-dispatch count, today's schedule, a 7-day upcoming chart, campaign reminder counts, pending orders, prescriptions issued this week, revenue this week, and a system health card (mail sending, active staff counts).

Tap Customize to remove, reorder, or re-add any widget — the layout is remembered per browser. Every row in Recent visits is a link: a completed one shows the actual date and time it closed and opens straight into that visit's full summary.

Reviewing a visit

Opening any visit from the dashboard (or anywhere else it's linked) shows the same dashboard-style summary a vet sees once their own visit is done: a summary card, then one card per thing actually captured. Both the internal and customer note fields are editable right there, each saving independently.

Orders

Every order a client has placed through the Customer Portal — supplies or a prescription refill — lands here as Submitted, along with any note the customer left at checkout. There's no automatic notification to a vet; a staff member reviews the queue and marks each one Fulfilled once it's ready.

Everything else, by nav group

Tableau de bord

Dix widgets indépendants — visites récentes, bassin non planifié, nombre à répartir, horaire d'aujourd'hui, un graphique des 7 prochains jours, les rappels de campagne, les commandes en attente, les prescriptions émises cette semaine, les revenus de la semaine, et une carte de santé du système (envoi de courriels, nombre de membres actifs).

Touchez Personnaliser pour retirer, réorganiser ou réajouter n'importe quel widget — la disposition est mémorisée par navigateur. Chaque ligne dans Visites récentes est un lien : une visite terminée montre la date et l'heure réelles de sa clôture et ouvre directement le résumé complet de cette visite.

Examiner une visite

Ouvrir n'importe quelle visite depuis le tableau de bord (ou tout autre endroit où elle est liée) affiche le même résumé qu'un vétérinaire voit une fois sa propre visite terminée : une carte de résumé, puis une carte par élément réellement capturé. Les champs de notes internes et de notes pour le client y sont tous deux modifiables, chacun s'enregistrant indépendamment.

Commandes

Chaque commande passée par un client via le portail client — matériel ou renouvellement d'ordonnance — arrive ici avec le statut Soumise, avec toute note laissée par le client à la caisse. Aucune notification automatique n'est envoyée à un vétérinaire; un membre du personnel révise la file d'attente et marque chaque commande Traitée une fois prête.

Tout le reste, par groupe de navigation

Signing in

1. Enter the email on file for the client record.
2. A 6-digit code arrives by email, valid 10 minutes.
3. Enter it to sign in — the session lasts 30 days.

There's no password to set or forget, and no self-registration — if a client's email isn't already in Admin, this screen has nothing to log them into.

Home

A welcome, quick links to booking / prescriptions / orders, and a list of the client's own upcoming appointments.

Booking a visit

Pick a visit type first — for one that doesn't need a specific animal named up front (a general farm visit, say), the animal checklist doesn't even appear; for anything that does, it shows right after. Then a date, then a real available time slot — the grid only shows what's actually open. If someone else takes that exact slot in the few seconds before submitting, the page says so and refreshes the options rather than double-booking.

Prescriptions

Every prescription across the client's animals: medication, which animal, instructions, "X of Y remaining," and an expiry date where one applies. An expired one is flagged clearly — and see Prescription Renewal for what a client can (and can't) still do with one.

Order History

A running history of everything the client has ordered — date, a Submitted/Fulfilled status pill, line items, and the total.

Asking a vet a question

A floating chat bubble sits on every portal page once signed in — opening it shows the Ask a vet panel. Routine questions (clinic hours, how to book, deworming/vaccination cadence, billing basics, reordering a prescription) get an instant reply from a simple bot; anything about a specific animal's health goes straight to a vet's queue instead, and the reply shows up back in this same window once it's answered — no need to keep it open and wait.

FAQ

A public page — no sign-in needed — of client questions a vet has chosen to feature, each rewritten to strip out anything that would identify who asked or which animal it was about. Not every answered question ends up here: featuring one is a deliberate step a vet takes from Vet Questions, not something that happens automatically.

Connexion

1. Entrez le courriel au dossier chez la clinique.
2. Un code à 6 chiffres arrive par courriel, valide 10 minutes.
3. Entrez-le pour vous connecter — la session dure 30 jours.

Aucun mot de passe à définir ou à oublier, et aucune inscription autonome — si le courriel d'un client n'est pas déjà dans Admin, cet écran n'a rien pour l'y connecter.

Accueil

Un message de bienvenue, des liens rapides vers la prise de rendez-vous, les prescriptions et les commandes, ainsi qu'une liste des propres rendez-vous à venir du client.

Prendre rendez-vous

Choisissez d'abord un type de visite — pour un type qui n'a pas besoin de nommer un animal précis dès le départ (une visite générale à la ferme, par exemple), la liste des animaux n'apparaît même pas; pour tout ce qui en a besoin, elle s'affiche juste après. Puis une date, puis un créneau horaire réellement disponible — la grille ne montre que ce qui est vraiment libre. Si quelqu'un d'autre prend exactement ce créneau dans les quelques secondes avant l'envoi, la page l'indique et rafraîchit les options plutôt que de créer une double réservation.

Prescriptions

Toutes les prescriptions des animaux du client : médicament, pour quel animal, instructions, « X sur Y restants », et une date d'expiration lorsqu'applicable. Une prescription expirée est clairement indiquée — voir Renouvellement d'ordonnance pour ce qu'un client peut (et ne peut pas) encore faire avec.

Historique des commandes

Un historique complet de tout ce que le client a commandé — date, statut Soumise/Traitée, articles, et le total.

Poser une question à un vétérinaire

Une bulle de clavardage flottante apparaît sur chaque page du portail une fois connecté — l'ouvrir affiche le panneau Poser une question. Les questions courantes (heures d'ouverture, comment réserver, fréquence de vermifugation ou de vaccination, notions de facturation, renouveler une prescription) reçoivent une réponse instantanée d'un robot simple; tout ce qui concerne la santé d'un animal précis est plutôt transmis directement à la file d'un vétérinaire, et la réponse apparaît dans cette même fenêtre une fois qu'elle est donnée — pas besoin de la garder ouverte en attendant.

FAQ

Une page publique — aucune connexion requise — des questions de clients qu'un vétérinaire a choisi de mettre en vedette, chacune reformulée pour retirer tout ce qui identifierait qui l'a posée ou de quel animal il s'agit. Toutes les questions répondues ne s'y retrouvent pas : la mettre en vedette est une étape délibérée qu'un vétérinaire fait depuis Questions clients, pas quelque chose d'automatique.

How a client actually does it

1. From Prescriptions, tap Order this on anything still valid with quantity left — this is the only place that button appears. It lands directly on that exact medication, highlighted, in the Order page's Medications list, rather than a generic order screen you'd have to scroll through to find it again.
2. The Order page's Medications section lists every prescription the client's animals still have remaining authorization on, each showing "X of Y remaining" for its animal.
3. Set a quantity — the field itself won't let you exceed what's actually left — and add it to the cart. Adding the same item again bumps that line's quantity rather than creating a second one.
4. Add any ordinary supplies the same way, an optional note for the clinic if there's anything they should know, then tap Review order.
5. A review screen recaps every line, the note, and the total — Back to change anything, or Confirm order to actually place it.

What happens on submit

The server checks everything again independently before accepting the order: the quantity is at least 1, a medication line has a matching prescription (a supply line must not), that prescription belongs to that client's own animal, isn't expired, and the amount requested doesn't exceed what's genuinely still remaining — computed fresh from every order ever placed against it, not a counter that could drift. Any violation comes back as a specific, readable error and returns to the cart to fix it, instead of a generic failure.

A successful order is created as Submitted straight into the Admin Orders queue, note included.

Requesting a renewal

Once a prescription is expired, its Order this button disappears from the Prescriptions page and Request renewal takes its place right there — not on the Order page, since there's no valid authorization left to order against.

Tapping it sets the prescription to Renewal requested — waiting on a vet. Whichever vet is currently signed in reviews the request from Vet Questions (see the Vet app's own handbook page) — approving isn't a rubber stamp there: the medication, quantity, and expiration date are all editable before it's confirmed, defaulting to the original prescription's own values. Approving issues a brand-new prescription; the client sees Renewal approved and finds it back on this same page.

A denied request shows Renewal request denied but isn't a dead end — the same button reappears immediately, ready to ask again.

Comment un client procède réellement

1. Depuis Prescriptions, touchez Commander sur toute prescription encore valide avec de la quantité restante — c'est le seul endroit où ce bouton apparaît. Il mène directement à ce médicament précis, mis en évidence dans la liste des médicaments de la page Commander, plutôt qu'un écran de commande générique à parcourir pour le retrouver.
2. La section Médicaments de la page Commander liste chaque prescription pour laquelle les animaux du client ont encore une autorisation restante, chacune affichant « X sur Y restants » pour son animal.
3. Fixez une quantité — le champ lui-même ne permet pas de dépasser ce qui reste réellement — puis ajoutez-la au panier. Ajouter le même article de nouveau augmente la quantité de cette ligne plutôt que d'en créer une seconde.
4. Ajoutez de la même façon tout matériel ordinaire, une note facultative pour la clinique s'il y a quelque chose à signaler, puis touchez Réviser la commande.
5. Un écran de révision récapitule chaque ligne, la note et le total — Retour pour modifier quelque chose, ou Confirmer la commande pour la passer réellement.

Ce qui se passe à la soumission

Le serveur revérifie tout de façon indépendante avant d'accepter la commande : la quantité est d'au moins 1, une ligne de médicament correspond à une prescription (une ligne de matériel ne doit pas en avoir), cette prescription appartient bien à un animal de ce client, n'est pas expirée, et la quantité demandée ne dépasse pas ce qui reste réellement — calculé à neuf à partir de toutes les commandes déjà passées sur cette prescription, plutôt qu'un compteur qui pourrait dériver. Toute violation renvoie une erreur précise et lisible et retourne au panier pour la corriger, plutôt qu'un échec générique.

Une commande réussie est créée avec le statut Soumise, directement dans la file des commandes de l'application Admin, note incluse.

Demander un renouvellement

Une fois une prescription expirée, son bouton Commander disparaît de la page Prescriptions et Demander un renouvellement prend sa place, directement là — pas sur la page Commander, puisqu'il ne reste plus d'autorisation valide à commander.

Le toucher passe la prescription à Renouvellement demandé — en attente d'un vétérinaire. Le vétérinaire actuellement connecté révise la demande depuis Questions clients (voir la page du guide sur l'application vétérinaire) — approuver n'y est pas une formalité : le médicament, la quantité et la date d'expiration sont tous modifiables avant confirmation, avec les valeurs de la prescription d'origine par défaut. Approuver émet une toute nouvelle prescription; le client voit Renouvellement approuvé et la retrouve sur cette même page.

Une demande refusée affiche Demande de renouvellement refusée mais ne mène pas à une impasse — le même bouton réapparaît aussitôt, prêt à demander de nouveau.